Catégorie Circuit d'approbation - Quarks Safety https://www.quarks-safety.com/docs-category/circuit-dapprobation/ Logiciel de gestion des risques chimiques et professionnels Wed, 28 Jan 2026 08:54:00 +0000 fr-FR hourly 1 https://www.quarks-safety.com/wp-content/uploads/2025/09/favicon_white.svg Catégorie Circuit d'approbation - Quarks Safety https://www.quarks-safety.com/docs-category/circuit-dapprobation/ 32 32 Traiter une demande d’approbation https://www.quarks-safety.com/help/circuit-dapprobation/traiter-demande-dapprobation/ Fri, 08 Oct 2021 13:36:15 +0000 https://aide.quarks-safety.com/?post_type=docs&p=1793 Identifier les produits à approuver Il existe plusieurs manières d’identifier les utilisations pour lesquelles il existe une demande d’approbation, selon son rôle et les autorisations associées. Depuis la Liste des produits – Menu Applications > Produits chimiques > ProduitsSélectionner les critères de recherche associés à l’approbation des produits : Statut : sélectionner En attente pour […]

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Identifier les produits à approuver

Il existe plusieurs manières d’identifier les utilisations pour lesquelles il existe une demande d’approbation, selon son rôle et les autorisations associées.

Depuis la Liste des produits

– Menu Applications > Produits chimiques > Produits
Sélectionner les critères de recherche associés à l’approbation des produits :

  • Statut : sélectionner En attente pour connaitre les demandes en cours
  • Niveaux de danger : pour trier les attentes en cours selon le niveau de danger des produits (paramétré dans le Workflow)
  • La liste des produits concernés s’affiche. La colonne statut affiche autant de symboles que de demandes réalisées pour le produit. Passer la souris dessus donne le détail du statut.

Depuis la Liste des utilisations

– Menu Applications > Produits chimiques > Analyse des risques > Utilisations et risques

Depuis la Liste des approbations

– Menu Applications > Produits chimiques > Analyse des risques > Demandes d’approbation

Depuis le tableau de bord

Le tableau de bord donne accès aux demandes concernant les produits de son groupe et affiche les principaux éléments constitutifs de la demande.

Quand la fiche produit est sélectionnée, cliquer sur le nom du produit choisi pour afficher la rubrique Utilisations et afficher les diverses actions réalisables :

Répondre à une demande d’approbation

Voir le détail d’une demande d’approbation :
Cliquer sur la loupe pour ouvrir la fiche d’utilisation et accéder aux onglets d’évaluation.

Modifier une demande d’approbation :
Cliquer sur pour ouvrir la fiche Modifier ce produit.

Accepter une utilisation :
Cliquer sur pour ouvrir la fenêtre d’approbation qui permet, si besoin, de communiquer des consignes complémentaires.
Cliquer sur Accepter. 

Approuver avec modification (pour les utilisations des produits en essais) :
Suite à l’approbation, s’il y a des modifications des données du produits en essai ou de l’utilisation du produit en essai, la validation apparait en « Accepté Modifications en cours » . Une approbation peut être renouvelée si nécessaire.

Refuser une utilisation :
Cliquer sur  Refuser pour refuser la demande. Il est possible de commenter le refus qui sera repris dans l’historique de la demande.

Supprimer une utilisation :
Cliquer sur pour supprimer l’utilisation de produit.
Attention, la suppression de l’utilisation supprime également l’historique des approbations qui ont pu être réalisées précédemment.

Consulter l’historique d’une approbation

Toute entrée d’un produit dans un circuit d’approbation génère un historique exhaustif des actions réalisées par les validateurs. Cliquer sur le symbole du statut de la fiche produit pour l’ouvrir.

Consulter l’historique des approbations

Consulter l’ensemble des demandes d’utilisation traitées :
– Menu Applications > Produits chimiques > Analyse des Risques > Demandes d’approbation
Un export est disponible.

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]]> Demander une approbation d’utilisation https://www.quarks-safety.com/help/circuit-dapprobation/demander-une-approbation-dutilisation/ Fri, 08 Oct 2021 07:35:19 +0000 https://aide.quarks-safety.com/?post_type=docs&p=1622 Cette fonctionnalité permet d’intégrer un circuit d’approbation de l’utilisation des produits chimiques. L’outil prend en charge l’analyse des dangers pour informer et aider le(s) validateur(s). Pré-requis– disposer des droits étendus– l’option Active la validation des nouvelles utilisations de produits doit être activée– Paramétrage des étapes et des transitions d’un circuit d’approbation– Configuration des droits des […]

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Cette fonctionnalité permet d’intégrer un circuit d’approbation de l’utilisation des produits chimiques. L’outil prend en charge l’analyse des dangers pour informer et aider le(s) validateur(s).

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Active la validation des nouvelles utilisations de produits doit être activée
– Paramétrage des étapes et des transitions d’un circuit d’approbation
– Configuration des droits des demandeurs et validateurs
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

Depuis la Liste des produits :
Cliquer sur le Nom du produit pour lequel une utilisation est à approuver pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

Section Utilisations, la colonne Statut propose différents statuts :

Le statut de la demande est suivi tout au long de la demande et l’historisation est consultable en cliquant sur le symbole qui peut prendre plusieurs formes :

  • Statut Non envoyé
    Créer un produit ou une utilisation ne déclenche pas automatiquement la demande d’approbation. Pour cela, il faut cliquer sur l’enveloppe présente dans la rubrique Utilisation de la fiche produit.
     L’enveloppe rouge indique une utilisation insuffisamment renseignée et qui ne peut donc être envoyée. Cliquer sur la loupe pour ouvrir la fiche et la compléter.
    L’enveloppe verte indique une demande complète qui peut être envoyée.
    Cliquer sur l’enveloppe pour soumettre l’utilisation au circuit d’approbation. La première fenêtre permet de renseigner le motif de la demande et/ou commenter la demande. Une fenêtre récapitulative s’ouvre et permet d’ Envoyer la demande.

 

Les différents statuts des demandes d’approbation :

  • Statut En attente de validation depuis le :
    Cliquer sur > pour connaitre le détail de l’étape suivante.
  • Statut  Accepté :
    Cliquer sur le symbole de la validation permet de consulter l’historique de l’approbation et la date d’acceptation finale.
  • Statut Accepté Modification en cours
    Pour les utilisations des produits en essais, lorsque la demande a été approuvée et qu’il il y a des modifications des données du produits ou de l’utilisation, la validation apparait en « Accepté Modifications en cours »
  • Statut Refusé :
    Cliquer sur le symbole pour connaitre le motif du refus.

 

Pour connaitre les utilisations de produit à soumettre au circuit d’approbation :
– Menu Applications > Produits chimiques > Produits

1. Sélectionner le statut « Non envoyé« 

2. Lancer la Recherche

La liste des produits pour lesquels une demande d’approbation existe pour son groupe est présente sur le tableau de bord

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]]> Consulter les demandes d’approbation https://www.quarks-safety.com/help/circuit-dapprobation/demandes-dapprobation/ Fri, 24 Sep 2021 08:18:37 +0000 https://aide.quarks-safety.com/?post_type=docs&p=929 Pré-requis– disposer des droits étendus (voir Passer en droits étendus) Sous réserve que le module soit déployé, la Liste des demandes d’approbation est disponible pour trier les demandes selon différents critères. Le résultat obtenu peut être exporter via le bouton Export disponible en bas de la fenêtre de recherche.

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Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Sous réserve que le module soit déployé, la Liste des demandes d’approbation est disponible pour trier les demandes selon différents critères.

Le résultat obtenu peut être exporter via le bouton Export disponible en bas de la fenêtre de recherche.

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]]> Être validateur d’un workflow https://www.quarks-safety.com/help/circuit-dapprobation/etre-validateur-dun-workflow/ Fri, 08 Oct 2021 07:52:27 +0000 https://aide.quarks-safety.com/?post_type=docs&p=1636 Le Workflow ou circuit d’homologation permet d’approuver l’utilisation d’un produit à plusieurs niveaux, selon des caractéristiques produit choisies par l’organisation. L’approbation d’une utilisation génère une FLU – Fiche Locale d’Utilisation. Chaque personne devant instruire une demande d’utilisation reçoit un mail l’informant qu’il est sollicité pour une homologation. Cette demande est directement consultable et instruisable sur […]

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Le Workflow ou circuit d’homologation permet d’approuver l’utilisation d’un produit à plusieurs niveaux, selon des caractéristiques produit choisies par l’organisation. L’approbation d’une utilisation génère une FLU – Fiche Locale d’Utilisation.

Chaque personne devant instruire une demande d’utilisation reçoit un mail l’informant qu’il est sollicité pour une homologation. Cette demande est directement consultable et instruisable sur le tableau de bord :

  • Une coche verte pour approuver la demande d’utilisation
  • Une croix rouge pour refuser la demande d’utilisation.

L’approbation et le refus peuvent être motivés ou complétés dans le formulaire affiché pour le traitement de la demande.
Il est possible de consulter le détail de la demande en cliquant sur la loupe.

Toutes les demandes de son groupe sont affichées sur le tableau de bord. Le nom du validateur attendu est indiqué. Il est en gras lorsque sa propre validation est attendue.

Tout validateur peut consulter l’ensemble des demandes qui le concerne :
– Menu Applications > Produits Chimiques > Analyse des risques > Demandes d’approbation
Par défaut le filtre d’affichage est sélectionné aux demandes en attente.

Dans la liste qui s’affiche, utiliser la loupe pour accéder au détail de la demande et aux boutons de traitement de la demande.

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]]> Les motifs de déclenchement https://www.quarks-safety.com/help/circuit-dapprobation/les-motifs-de-declenchements/ Fri, 08 Oct 2021 13:32:04 +0000 https://aide.quarks-safety.com/?post_type=docs&p=1783 Plusieurs raisons de déclencher le circuit d’approbation sont disponibles. Sans précision au moment du paramétrage, toutes les raisons sont proposées lors de l’envoi de la demande.  Cependant, cette information n’est pas obligatoire pour déclencher le circuit d’approbation. Nouveau produit : déclarer la première utilisation du produit Produit existant – Nouveau fournisseur Produit existant – Concentration […]

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Plusieurs raisons de déclencher le circuit d’approbation sont disponibles.
Sans précision au moment du paramétrage, toutes les raisons sont proposées lors de l’envoi de la demande. 
Cependant, cette information n’est pas obligatoire pour déclencher le circuit d’approbation.

  • Nouveau produit : déclarer la première utilisation du produit
  • Produit existant – Nouveau fournisseur
  • Produit existant – Concentration similaire
  • Produit existant – Nouvelle FDS avec changement de dangers ou composition
  • Utilisation par un autre groupe
  • Utilisation validée – Modification de l’activité
  • Utilisation validée – Nouvel utilisateur du produit
  • Renouvellement d’une approbation en fin de validité
  • Autre

Il est possible de personnaliser les motifs d’envoi d’une demande d’approbation :

– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Demandes de produits > Motifs > Créer


Il est conseillé de créer plusieurs Workflows avec un seul motif de demande pour une homologation au plus près de l’organisation de la structure et une minimisation du nombre de clic par l’utilisateur.

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