Catégorie Configuration - Quarks Safety

Ajouter un message d’accueil

Qu4rks — Wed, 01 Dec 2021 09:48:24 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Active les messages d’accueil doit être activée.
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

Le message d’accueil apparait lorsque l’utilisateur se connecte pour la première fois.
Il permet de configurer le consentement de l’utilisateur. Dans ce cas-là, le message ne s’affiche plus une fois le consentement obtenu.

Créer le message

– Menu Applications > Outils > Messages d’accueil > Créer

1. Compléter le titre et le contenu du message dans chaque langue.

2. Nécessite approbation : Cocher Oui pour obtenir le consentement.

3. Actif : Cocher Oui pour que le recueil du consentement soit effectif.

4. Enregistrer

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Modifier le message du tableau de bord

Qu4rks — Wed, 06 Oct 2021 11:57:29 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Le message du tableau transmet des messages à l’ensemble des utilisateurs.
Il est possible d’archiver les messages affichés périodiquement afin de ne pas renouveler leur saisie.

– Menu Applications > Outils > Messages du tableau de bord > Créer

1. Compléter le titre et le contenu du message dans chaque langue.
Le formulaire propose les outils de mise en forme des traitements de texte. Passer la souris sur les symboles affiche une description de la fonction.

2. Enregistrer

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Attacher une documentation spécifique

Qu4rks — Wed, 06 Oct 2021 12:36:32 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Cet outil permet de partager des documents qui peuvent être accessibles via le menu Aide du Menu Utilisateur.

– Menu Applications > Outils > Documentation > Créer

1. Remplir les champs .

2. Affiché dans l’aide : Sélectionner Oui pour rendre le fichier accessible depuis le menu Aide

3. Administrateurs : Sélectionner Oui pour réserver l’accès du fichier aux utilisateurs ayant des droits étendus dans la plateforme.

4. Cliquer sur Parcourir pour choisir un fichier.

5. Enregistrer.

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Paramétrer des alertes

Qu4rks — Wed, 06 Oct 2021 12:14:56 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Alertes doit être activée
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

Paramétrer des alertes permet de déclencher l’envoi d’un mail à certains collaborateurs ou rôles spécifiques lors d’évènements de création, modification ou suppression de données dans la plateforme par un collaborateur.

Afficher la Liste des alertes :
– Menu Applications > Outils > Alertes > Alertes

La liste recense l’ensemble des alertes envoyées. Le détail de chaque envoi est consultable en cliquant sur la loupe

Utiliser les filtres de recherche pour trier les messages.

Le filtre Déclencheur distingue les alertes paramétrées par l’administrateur (valeur Oui) de celles envoyées automatiquement par le système (valeur Non).

Déclencheurs d’alerte

Il est possible de paramétrer des déclencheurs pour des fonctions spécifiques. Pour toutes, un déclencheur existe en cas de création ou de suppression mais certaines ont des déclencheurs spécifiques qui sont listés en fin de cette page.

Créer un déclencheur :
– Menu Applications > Outils > Alertes > Liste des déclencheurs > Créer

1. Renseigner les champs :

Différer : paramètre le nombre de jour entre l’évènement et l’envoi du mail
Suivi émetteur : permet à l’utilisateur déclenchant l’évènement d’être automatiquement copie du mail.
Acquittement : utilisé pour certaines alertes affichables sur le tableau de bord. Le ou les destinataires doivent acquitter l’information sur le tableau de bord pour qu’elle disparaisse.
Plusieurs instances : cette option autorise le déclenchement

2. Il est possible de paramétrer l’objet et le contenu de l’e-mail envoyé.
Par défaut, l’objet du mail sera le nom donné au déclencheur et le corps du message sera vide.

3. Afficher l’onglet de la langue dans laquelle le mail sera rédigé (français ou anglais).

Le texte peut intégrer des éléments de la base de données appelés Éléments dynamiques.
Enregistrer une première fois le déclencheur
Cliquer sur Modifier : le lien Éléments dynamiques s’affiche.
Placer le curseur dans le texte en cliquant à l’emplacement où insérer un élément puis cliquer sur l’élément dynamique pour l’insérer.

4. Enregistrer

Il est également possible de préciser le rôle ou le nom du ou des destinataires en renseignant les rubriques associées.

Besoin

Annulation du besoin

Prise en compte du besoin

Commande passée

Réception de commande

Distribution des lots

Commande soldée

Mise à jour de la date de livraison

Fournisseurs

Mise à jour du fournisseur

Emplacement

Déplacement

Demande de produit

Soumission de produit

Soumission étendue du produit

Acceptation du produit

Refus du produit

Produit

Mise à jour des dangers

Mise à jour des dangers suite à l’ajout d’une FDS

Ajout des dangers critiques à paramétrer

Produits immobiles

Surveillance de stock

Stock minimum atteint

Stock maximum atteint

Lot

Rappel d’acquittement

Flacon

Utilisation

Expiration d’une approbation suite à des modifications

Alerte veille réglementaire

Utilisation

Expiration d’une approbation suite à des modifications

Alerte veille réglementaire
Alerte FDS
Certificat
Commande
Déclaration ponctuelle

Déclaration d’une exposition accidentelle

Déclaration par période

Envoi au validateur

Déclarations annuelles

Envoi au validateur
Validation

Ligne de déclaration

Déclaration d’un produit CMR

Collaborateur

Rappel de fin de contrat
Rappel annuel de déclaration

Alerte FDS

Certificat

Commande

Déclaration ponctuelle ou accidentelle

Déclaration d’une exposition accidentelle

Déclaration par période

Envoi au validateur

Déclarations annuelles

Envoi au validateur

Validation

Ligne de déclaration

Déclaration d’un produit CMR

Collaborateur

Rappel de fin de contrat

Rappel annuel de déclaration

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Comment configurer les EPC ?

Qu4rks — Thu, 21 Dec 2023 16:05:57 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Créer un EPC

Les EPC – Équipements de protection collective paramétrés seront disponibles dans la liste déroulante lors de la création d’activités ou de fiches d’utilisation.

– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Analyse des risques > EPC > Créer

1. Sélectionner la structure dans laquelle se trouve l’EPC

2. Désigner l’EPC dans le champs Libellé

3. Indiquer la classe, de 1 à 4 : plus la classe est basse, plus l’EPC paramétré est efficace pour protéger le poste de travail. 4 signifie absence de protection

4. Score : renseigner le score correspondant à la classe disponible dans la liste par défaut

5. Enregistrer

Lorsque tous les EPC sont créés, il est possible de supprimer ceux qui ne se trouvent pas dans l’organisation.
Il est possible aussi de renommer un EPC selon les usages professionnels en cliquant sur dans la colonne des actions.

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Accéder à la liste des fichiers téléchargés

Qu4rks — Wed, 06 Oct 2021 12:12:52 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Accéder à la Liste des fichiers téléchargés :
– Menu Applications > Outils > Fichiers

La liste recense l’ensemble des fichiers téléchargés :

FDS
Fiche d’utilisation
Devis
Dossier de non-substitution de CMR, etc.

Les lignes du résultat de recherche permettent de consulter le fichier, de le télécharger ou de le supprimer.

L’ensemble des fichiers affichés par le résultat de recherche est exportable dans une archive Zip via le bouton Télécharger en bas de la liste de résultat.

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Personnaliser les étiquettes de produits

Qu4rks — Wed, 01 Dec 2021 10:40:58 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Activer le module d’étiquettes personnalisées doit être activée.
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

Présentation

Ce module permet la personnalisation des étiquettes des produits ainsi que l’utilisation des planches d’étiquettes autocollantes disponibles dans le commerce.

Accéder au module

– Menu Applications > Outils > Étiquettes > Étiquettes personnalisées

Deux modèles standard des étiquettes de produit (au format 25x54cm et A6) sont proposés. Ils ne sont pas modifiables.

Il est nécessaire d’en dupliquer un pour créer son propre modèle :

1. Action pour ouvrir l’interface de la nouvelle étiquette

2. Saisir le nom du modèle

3. Sélectionner le type d’objet dans la liste

4. Ajouter éventuellement un commentaire

5. Enregistrer

Un aperçu de l’étiquette s’affiche dans le panneau. Elle est prête à être personnalisée.

Personnaliser l’étiquette

1. Cliquer sur Modéliser l’étiquette pour accéder à l’interface de modification

L’interface se compose comme ceci :

2. Pour ajouter un champ sur l’étiquette : cliquer sur son nom dans la liste.
Un menu de mise en forme est disponible : survoler les pictogrammes pour en connaître l’utilisation :

Des champs de mise en page sont disponibles dans la liste des champs dynamiques, permettant notamment d’ajouter du texte libre :

Le champ ajouté s’affiche par défaut en haut à gauche de l’espace de personnalisation.

3. Cliquer dessus pour le positionner sur l’étiquette.

Le menu de mise en forme propose les options disponibles pour l’objet sélectionné :

4. Enregistrer pour valider la création du modèle.

L’aperçu du modèle créé s’affiche :

Générer les étiquettes

Pour générer une étiquette et appliquer le modèle personnalisé :

Dans la fiche d’un produit, Onglet Dangers > Section Dangerosité :
1. Au pied du tableau, cliquer sur le lien Étiquettes : Imprimer

Dans la fenêtre qui s’ouvre :
2. Sélectionner le modèle personnalisé dans la liste déroulante

3. Renseigner le nombre d’étiquettes à générer.

4. Exporter pour obtenir les étiquettes.

Le tri des impressions sera disponible ultérieurement.

Planche d’étiquettes

L’option Planche permet de générer plusieurs étiquettes sur une seule et même page.

1. Dans le champ Copies, renseigner le nombre d’étiquettes souhaité du Modèle sélectionné sur la planche sélectionnée.
(exemple : 3 étiquettes 38.1X99.1 sur une planche A4)

2. Sélectionner le Modèle de planche dans la liste déroulante.

3. Sélectionner l’Index de départ en cas d’usage d’une planche précédemment utilisée.
L’index indique la première étiquette imprimée lors de l’édition. L’index se lit de haut en bas et de gauche à droite.

4. Exporter pour obtenir les étiquettes.

Personnalisation des planches

– Menu Applications > Outils > Étiquettes > Planches d’étiquette > Créer
Dans la fenêtre Nouvelle planche, reportez les indications correspondantes.

Les Dimensions hors marges configurent la zone d’impression utilisé par le modèle d’imprimante.

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Comment configurer les groupes d’utilisateurs ?

Qu4rks — Wed, 06 Oct 2021 12:40:12 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Un groupe est une équipe d’utilisateurs.

Chaque utilisateur créé doit appartenir à un groupe au minimum car le groupe est le principal filtre de visualisation sur les différentes fenêtres de la plateforme.
Cela permet à l’utilisateur de ne consulter par défaut que les informations qui le concernent lorsque des milliers sont disponibles.

Un groupe appartient à une seule structure.

Créer un nouveau groupe

– Menu Applications > Administration > Groupes > Créer

Dans le formulaire Nouveau groupe :
– Compléter les champs.
Les champs Structure et Nom sont obligatoires.

– Ligne budgétaire : Paramétrer la ligne budgétaire est utilisé lors du déploiement du module Réapprovisionnement et/ou du module Achat.

– Enregistrer

Modifier un groupe existant

Afficher la Liste des groupes :
– Menu Applications > Administration > Groupes

1. Sélectionner dans la liste le groupe par son nom ou l’action pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

2. Modifier

3. Enregistrer

Ajouter des collaborateurs à un groupe existant

Afficher la Liste des groupes :
– Menu Applications > Administration > Groupes

1. Sélectionner dans la liste le groupe par son nom ou l’action pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

2. Onglet Groupe et membres du groupe section Membres :
Cliquer pour ouvrir le formulaire Nouveau membre

3. Collaborateur : Saisie assistée. Entrer les premières lettres du nom et sélectionner dans la liste de propositions.

4. Rôle : Il est obligatoire de définir le rôle de l’utilisateur dans le groupe.

Si les collaborateurs ont déjà été créés, il est possible de les ajouter directement dans la fiche du groupe, en mode consultation, onglet Groupe et membres du groupe. Il est alors obligatoire de définir le rôle qu’aura l’utilisateur dans le groupe.

Fusionner des groupes

Lorsque deux équipes sont rassemblées en une seule entité organisationnelle ou lorsque deux groupes similaires ont été créés par erreur, il est possible de les fusionner.

Afficher la Liste des groupes :
– Menu Applications > Administration > Groupes

1. Sélectionner dans la liste le premier groupe (celui qui ne sera pas conservé) à fusionner par son nom ou l’action pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

2. Onglet Groupe et membres du groupe section Groupe :
Fusion : Cliquer sur Marquer ce groupe pour le fusionner dans un autre

3. Dans la Liste des groupes :
Sélectionner le second groupe avec lequel fusionner le premier en cliquant sur son nom ou l’action

4. Onglet Groupe et membres du groupe section Groupe :
Fusion : Cliquer sur Importer les données et supprimer le groupe
Le nom du groupe qui sera fusionné est indiqué

Attention : Seuls les groupes d’une même structure peuvent être fusionnés.

Paramétrer les EPI sur les groupes

Cela permet à l’utilisateur de renseigner automatiquement les EPI lors d’une déclaration individuelle d’exposition, d’une déclaration d’utilisation ou d’une demande d’approbation (sous réserve que le(s) module(s) correspondant(s) soi(en)t déployé(s)).
L’utilisateur ayant toujours la possibilité de modifier les EPI affichés par défaut.

Afficher la Liste des groupes :
– Menu Applications > Administration > Groupes

1. Sélectionner dans la liste le groupe par son nom ou l’action pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

2. EPI : Sélectionner un ou plusieurs EPI dans la liste déroulante.
Chaque EPI ajouté s’affiche associé à une case pré-cochée avec le symbole correspondant.

3. Enregistrer

Paramétrer les EPI sur les groupes permet à l’utilisateur de renseigner automatiquement les EPI lors d’une déclaration individuelle d’exposition, d’une déclaration d’utilisation ou d’une demande d’approbation (sous réserve que le(s) module(s) correspondant(s) soi(en)t déployé(s)). L’utilisateur ayant toujours la possibilité de modifier les EPI affichés par défaut.

Ouvrir la fiche du groupe en mode Modification.
Sélectionner un ou plusieurs EPI dans la liste déroulante.

Paramétrer la ligne budgétaire est utilisé lors du déploiement du module Réapprovisionnement et/ou du module Achat.

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Comment configurer les collaborateurs ?

Qu4rks — Fri, 20 Oct 2023 13:37:07 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Ouvrir une fiche Créer un collaborateur :
– Menu Applications > Administration > Collaborateurs > Créer

1. Compléter les champs du formulaire :

Nom et Prénom
Photo : elle doit être de format carré pour s’afficher correctement.
Signature : Elle est utilisé pour tracer les créations et modifications de l’utilisateur dans la plateforme.
Langage : détermine la version par défaut de la plateforme lorsque l’utilisateur se connecte : FR pour la version française, EN pour la version anglaise. Par défaut, la plateforme prend la langue de la structure de l’utilisateur.
Fonction : Saisie assistée. Entrer les premières lettres d’une fonction et choisir parmi les propositions de la liste.
Référent : C’est un autre collaborateur qui aura des droits de validation sur les demandes d’approbation du nouveau collaborateur.
L’option Affecter un collaborateur référent doit être activée (sous condition de déploiement des modules associés)
E-mail : Obligatoire.
Alertes e-mail : Cocher Oui pour que le collaborateur reçoive les alertes.
Coordonnées : facultatives

2. Enregistrer

Le collaborateur a été créé. Il faut maintenant lui assigner ses rôles dans la structure et le groupe :

3. Cliquer sur le nom de l’utilisateur dans la Liste des collaborateurs pour ouvrir sa fiche.

4. Section Rôles de structure : C’est un rôle dont les droits s’appliquent à l’ensemble de la structure et donc des groupes. Recommandé pour les fonctions transverses.
– Cliquer sur et sélectionner son rôle dans la liste déroulante

5. Enregistrer

6. Section Rôles de groupe : C’est un rôle dont les droits s’appliquent au groupe. Il est possible d’avoir des droits identiques ou différents sur plusieurs groupes.
– Cliquer sur et sélectionner le(s) groupe(s) et le rôle dans les listes déroulantes.

7. Enregistrer

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Comment configurer les fournisseurs et les fabricants ?

Qu4rks — Mon, 06 Dec 2021 14:04:36 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Adresse des fabricants et fournisseurs doit être activée
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

La plupart des valeurs se paramètrent pour une interface personnalisée.

Des droits peuvent être donnés à certains rôles pour déléguer certains paramétrages à des utilisateurs qui n’ont pas de droits étendus.

Ajouter un fabricant

Afficher la Liste des fabricants :
– Menu Applications > Produits Chimiques > Fabricants

1. Cliquer sur Créer pour ouvrir la fiche Nouveau fabricant

2. Compléter le formulaire en renseignant au minimum le champ Nom

3. Section Téléchargeur :
Téléchargeur : Cliquer sur le nom proposé sous le champ pour l’associer automatiquement.
Quand le site du fabricant est optimisé pour, Quarks Safety crée un téléchargeur pour le téléchargement automatique des FDS.

4. Enregistrer

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