Catégorie Gestion - Quarks Safety

Comment ajouter et déplacer un emplacement de stockage ?

Qu4rks — Thu, 07 Oct 2021 14:54:18 +0000

Cette page répond aussi aux questions :

Créer zones stockage produits chimiques
Organiser hiérarchie emplacements
Déplacer produits entre zones
Structurer espaces de rangement
Gérer localisation inventaire

Ajouter un emplacement

Afficher la Liste des emplacements :
– Menu Applications > Produits chimiques > Emplacements

1. Cliquer sur la localisation dans laquelle un nouvel emplacement est souhaité ou sur l’action

Sa fiche détaillée s’ouvre dans le panneau.

2. Cliquer sur de la section Sous-emplacements

– Le type d’emplacement permettra de déclarer d’autres sous-emplacements.
Par exemple : un bâtiment sur un site, une pièce dans un bâtiment, une armoire dans une pièce.
– Le type de stockage détermine les actions réalisables sur un flacon.

Utilisation : entrée de flacon, déplacement, évacuation.
Réserve : fonction d’utilisation et gestion des besoins (en option)
Zone d’évacuation : les flacons stockés dans ces emplacements ne sont pas pris en compte dans le calcul des stocks.
Pas de stockage : rend impossible le déplacement de flacons dans cet emplacement.

3. Enregistrer

Déplacer un emplacement

Attention :
Modifier la localisation d’un emplacement déplace les flacons qui y sont stockés.

1. Cliquer sur la localisation à déplacer ou sur l’action

Sa fiche détaillée s’ouvre dans le panneau.

2. Section Déplacer :
Situé dans : Saisie assistée. Entrer les premières pour obtenir la liste des emplacements.

3. Enregistrer

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Catégories et sous-catégories

Qu4rks — Thu, 07 Oct 2021 15:08:40 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Comment configurer les catégories ?

Les catégories librement personnalisables créent un filtre complémentaire dans la Liste des produits. Lorsque les catégories sont activées, le paramétrage est proposé lors de la création de la fiche produit.

Afficher la Liste des catégories :
– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Liste des catégories

Plusieurs options peuvent être activées :

Catégorie des produits – unique :

Pré-requis :
– l’option Catégorie unique doit être activée
(voir Activer une option)

Permet d’affecter une seule catégorie à un produit, et éventuellement une sous-catégorie si paramétrée.

Catégorie des produits – multiple :

Pré-requis :
– l’option Catégorie multiple doit être activée
(voir Activer une option)

Pour affecter plusieurs catégories à un produit.
La possibilité d’affecter plusieurs catégories rend indisponibles les sous-catégories.

Afficher la/les catégorie(s) dans la liste :

Pré-requis :
– l’option Afficher la/les catégorie(s) dans la liste doit être activée
(voir Activer une option)

Ajoute une colonne Catégorie à droite de la colonne ICPE ou Danger, selon les options activées.

Afficher la/les catégorie(s) sous le produit :

Pré-requis :
– l’option Afficher la catégorie sous le produit doit être activée
(voir Activer une option)

Affiche la catégorie sous le nom du produit à l’endroit où il est affiché dans les autres modules de la plateforme.

Dans la recherche de FDS sur le tableau de bord, la catégorie est affichée uniquement dans le cas de l’activation de l’option Catégorie des produits – unique.

Accessible à l’administrateur de la base

Créer les catégories et sous-catégories

– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Liste des catégories > Créer

Sélectionner le nom d’une catégorie pour ouvrir la fenêtre permettant de créer les sous-catégories en utilisant

Accessible aux gestionnaires des produits

Préciser la catégorie et éventuellement la sous-catégorie dans la section Informations clés de la fiche produit.

Accessible à tous

Depuis la Liste des produits, dans la zone de recherche au filtre Catégories : sélectionner la ou les catégories ou sous-catégories de son choix.

Filtrer uniquement sur la catégorie d’un produit affiche tous les produits de la catégorie, toutes sous-catégories confondues.
Les sélections simultanées sont possibles dans une même recherche.

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Dédoublonnage de produits fabricants

Qu4rks — Fri, 24 Sep 2021 14:03:14 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Lorsque les utilisateurs ont le droit de créer des produits, il arrive que des doublons soient créés.

Pour les identifier :

– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Dédoublonnage de produits fabricants

1. Rechercher pour lancer la recherche.
Quarks Safety recherche les produits ayant au minimum en commun

Les désignations et les références
Les références et les fabricants
Les désignations et les fabricants

2. Sélectionner dans la colonne À fusionner les produits à regrouper

3. Sélectionner dans la colonne Maître le produit dont les informations seront retenues après la fusion.
Par défaut la fiche Maître est la première de la liste.

4. Valider avec Fusionner.

Principe des fusions

La logique de fusion est la suivante :

Si des informations sont absentes dans la fiche maître, celles de l’autre fiche, si existantes, sont importées.
Si les informations sont présentes dans chaque fiche, celles de la fiche maître sont conservée.
Les informations relatives au stockage sont mutualisées (selon options activées)
– Références d’achat
– Utilisations
– Stock actuel
– Surveillance de stock
– Liste des flacons
– Liste des lots

La fiche produit créée à la suite de la fusion s’affiche automatiquement à la droite de l’écran.

Lorsqu’il y a plus de deux fiches fusionnées simultanément, le système fusionne deux fiches à la fois, autant que nécessaire, selon le principe énoncé ci-avant.

Par conséquent, le système enregistre les informations de la première fiche, soit la « maître » et la conserve jusqu’à la fin du traitement des données.

La fusion de fiches et le partage des informations associées supprime l’éventuelle confidentialité d’une d’entre elles.

La date de la FDS la plus récente est un repère pour sélectionner la fiche qui peut être sélectionnée comme Maître.

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Gérer les emplacements

Qu4rks — Fri, 08 Oct 2021 09:16:20 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Déclarer un sous-emplacement

Afficher la Liste des emplacements :
– Menu Applications > Produits chimiques > Emplacements

1. Sélectionner un emplacement par sa localisation ou par l’action pour ouvrir la fiche détail dans le panneau.

Celle-ci est différente selon le type d’emplacement sélectionné pour afficher l’ensemble des informations qui y sont liées.

2. Section Sous-emplacements : Cliquer pour ouvrir le formulaire de Nouveau sous-emplacement

3. Nom : Nommer le nouvel emplacement

4. Type : Les type de sous-emplacements proposés sont fonction de l’emplacement parent.
Par exemple : un bâtiment sur un site, une armoire dans une pièce, etc.
Déclarer un emplacement en pièce permet d’y ajouter le ou les EPC présents.

Le type de stockage détermine les fonctions réalisables avec les flacons :

Réserve : affichera ou non la quantité disponible dans la colonne En réserve dans la Liste des produits (produits neufs)
Utilisation : affichera ou non la quantité disponible dans la colonne En usage dans la Liste des produits (produits neufs).

Zones où les déplacements et évacuations de flacons sont possibles :

Pas de stockage : l’emplacement ne sera pas proposé lors d’une entrée en stock.
Zone d’évacuation :
Oui : les flacons stockés dans cet emplacement ne seront pas comptabilisés dans le calcul des stocks.
Non : les flacons stockés dans cet emplacement seront comptabilisés dans le calcul des stocks.
Accessible à : le sous-emplacement hérite des paramètres d’accès de l’emplacement parent.

5. Enregistrer

Déclarer les droits d’exploitation

Les droits d’exploitations précisent pour chaque groupe la visibilité sur les emplacements.

Pré-requis
– l’option Active la restriction de visibilité sur les lieux doit être activée
(voir Activer une option)

1. Section Droits d’exploitation : Cliquer pour ouvrir le formulaire de Nouveau droits d’exploitation

Confidentiel :
Oui : permet de restreindre les droits de visualisation et d’utilisation de l’emplacement au groupe désigné.
Accessible à : réduit la visibilité et l’utilisation de l’emplacement à l’utilisateur désigné, filtré sur le groupe sélectionné.
Invité : autorise le groupe sélectionné (ou les utilisateurs désignés si Confidentiel coché) à utiliser cet emplacement même si il n’en est pas propriétaire.
Cette option se paramètre dans les bases qui déploient le module Pôle Commandes.
Permissions :
Stockage : Seuls les emplacements stockage peuvent recevoir des flacons.
Utilisation : Seuls les emplacements utilisation peuvent être déclarés lors des demandes de réapprovisionnement dans le module du Pôle Commandes.
Produits chim. : L’emplacement est-il destiné au stockage ou à l’utilisation de produits chimiques ?
Consommables : L’emplacement est-il destiné au stockage ou à l’utilisation de consommables ?
Propager : les permissions données dans ce paramétrage sont reportées sur tous les
sous-emplacements.

2. Enregistrer

Déplacer un emplacement

1. Sélectionner l’emplacement et cliquer sur Modifier.

2. Section Déplacer :
Situé dans : Saisie assistée. Entrer les premières lettres du nom pour choisir dans la liste l’emplacement de destination.
Les flacons stockés dans l’emplacement seront également déplacés.

3. Enregistrer

Nombre de flacons stockés dans un emplacement

Pré-requis
– l’option Affichage du nombre total de flacons doit être activée.
Cette option calcule le stock total d’un emplacement et de ses sous-emplacements.
(voir Activer une option)

Pour chaque emplacement, la quantité de flacons est précisée dans la liste de résultats ainsi que dans la fiche de détail.

Dans la fiche de détail d’un emplacement, il est possible d’avoir un export Excel :

De l’emplacement avec Flacons de cet emplacement
Du local de l’emplacement avec Tous les flacons

Ajouter un EPC à un emplacement

Ajouter un EPC à une pièce permet de récupérer l’information lors de l’évaluation des risques des utilisations (l’option doit être activée).
Il est possible d’ajouter un EPC uniquement dans les emplacements de type Pièce.

Afficher la Liste des emplacements :
– Menu Applications > Produits chimiques > Emplacements

1. Filtrer les résultats à l’aide du critère Type : choisir Pièce et lancer la Recherche

2. Sélectionner un emplacement par sa localisation ou par l’action pour ouvrir la fiche détail dans le panneau.

3. Modifier
Section EPC, sélectionner le ou les EPC présents dans la pièce.
Chaque EPC apparaît associé à une case pré-cochée.

4. Enregistrer

La liste des EPC est paramétrée dans Produits chimiques > Configuration > Analyse des
risques > EPC

Selon le nombre d’options sélectionnées, les EPC paramétrés sont consultables dans l’onglet Équipement de la fiche Emplacement.

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Gestion des fabricants

Qu4rks — Fri, 08 Oct 2021 09:31:21 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Ajouter un fabricant lors de la création du produit

Lors de la création de la fiche produit (voir Ajouter un produit), le champ Fabricant est à saisie assistée. Il suffit d’entrer les premières lettres d’un nom pour obtenir une liste de propositions.

Créer un fabricant lors de la création du produit

Dans le cas où le fabricant n’apparaît pas dans la liste, il est possible de l’ajouter directement en cliquant sur à côté du champ Fabricant.

Ajouter un fabricant par la configuration des fabricants

– Menu Applications > Produits chimiques > Fabricants > Créer

Compléter les champs du formulaire en renseignant au minimum le champ Nom.

Associer le téléchargeur

Quand le site fournisseur est optimisé pour, Quarks Safety crée des téléchargeurs pour permettre le téléchargement automatique des FDS.

1. Une fois la liste des fabricants importée, cliquer sur le nom du fabricant pour ouvrir sa fiche dans le panneau.

2. Modifier

3. Section Téléchargeur :
Une fois le téléchargeur identifié, cliquer sur le nom proposé pour l’associer automatiquement.

4. Enregistrer

Créer le téléchargeur

Quand le téléchargeur n’est pas détecté mais qu’il est disponible, il est consultable à l’adresse :
https://status.quarks-safety.com/

1. Pour ajouter un téléchargeur au nom composé, il suffit d’écrire dans le champ Téléchargeur le nom sans espace.
Exemple : Alfa Aesae devient AlfaAesae

2. Enregistrer

Fusionner les fabricants

Afficher la Liste des fabricants :
– Menu Applications > Produits chimiques > Fabricants

1. Cliquer sur l’en-tête de la colonne Nom pour ordonner les fabricants par ordre alphabétique.

En cas de doublon constaté :
2. Cliquer sur un des noms pour ouvrir la fiche du fabricant dans le panneau.

3. Section Fabricant :
A la ligne Fusion : Cliquer sur Marquer ce fabricant pour le fusionner dans un autre

4. Sélectionner l’autre fabricant dans la liste.

5. Section Fabricant :
A la ligne Fusion : Cliquer sur Importer les données et supprimer le fabricant.

Recommencer autant de fois qu’il y a de doublons de fabricant.

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Lier un fichier de consigne à une utilisation

Qu4rks — Fri, 08 Oct 2021 11:56:24 +0000

Pré-requis
– l’option Gérer la documentation doit être activée
– l’option Attacher des fiches de consignes d’utilisation doit être activée.
(voir Activer une option)

Afficher la Liste des Utilisations :
– Menu Applications > Produits chimiques > Analyse et risques > Utilisations et risques

1. Sélectionner le produit concerné (colonne Produit ou action )
En cliquant sur action il est possible d’ouvrir directement la fiche produit en mode modification et passer à l’étape 3.

2. Modifier

3. Onglet Utilisation :
Consignes : Cliquer Parcourir pour sélectionner le fichier.
Le nom du fichier apparaît associé à une case pré-cochée.

4. Enregistrer.
Le fichier est désormais attaché à l’utilisation.

Le fichier est consultable à partir de la fiche Utilisation en cliquant sur

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Ligne budgétaire et EPI des groupes

Qu4rks — Fri, 08 Oct 2021 11:59:18 +0000

Pré-requis
Pour les versions postérieures à septembre 2020.
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Création et paramétrage des groupes

Pour créer un nouveau groupe :
– Menu Applications > Administration > Groupes > Créer

Nom : Nommer le groupe.
Nom court : Champ facultatif.
Description : Entrer une description si nécessaire.
Ligne budgétaire :
À renseigner lorsque l’option Ligne budgétaire dans la fiche du groupe est activée.
EPI : A renseigner lorsque le module Évaluation des risques est déployé.
Sélectionner les EPI utilisés habituellement par le groupe dans la liste déroulante.Renseigner ce champ permet de récupérer automatiquement les EPI lors de toute évaluation du risque pour le groupe ou lors du renseignement de la fiche individuelle d’exposition (activable sous option).

3. Enregistrer

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Motifs des FDS absentes

Qu4rks — Fri, 24 Sep 2021 14:08:40 +0000

Pré-requis
– disposer des droits étendus
(voir Passer en droits étendus)

Par défaut l’option Ajouter un motif pour les FDS manquantes est activée.
Si aucun produit sans FDS n’est accepté dans la base des produits, désactiver l’option.

Afficher la Liste des remarques FDS :
– Menu Applications > Produits chimiques > Configuration > Motifs des FDS manquantes

Ajouter une remarque FDS :

1. Créer
2. Renseigner le libellé
3. Date associée : S’il est souhaité associer la date à la remarque FDS.

Il est aussi possible de supprimer une ou plusieurs propositions configurées par défaut dans la plateforme à l’aide des actions.

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Vérification des FDS

Qu4rks — Fri, 08 Oct 2021 13:06:24 +0000

Chaque FDS contient une date de révision et une date de vérification.

A partir de la Liste des produits :
– Menu Applications > Produits chimiques > Produits

1. Cliquer sur la désignation du produit pour ouvrir sa fiche.

2.Onglet FDS Section FDS courante :

FDS vérifiée le : C’est la date à laquelle l’utilisateur a vérifié la version de la FDS.
Date de révision : C’est la date à laquelle le fabricant du produit à modifié la FDS.

Lorsque la date de révision est connue, elle apparait dans les colonnes FDS de la Liste des produits et des Recherche de FDS sur le tableau de bord.

Trier les FDS par date de révision

Un filtre automatique FDS est disponible depuis la liste des produits.

A partir de la Liste des produits :
– Menu Applications > Produits chimiques > Produits

Dans la section Dangers des critères de recherche :
– Vérification FDS : Sélectionner dans la liste déroulante l’ancienneté de la vérification des FDS à rechercher.

– Lancer la Recherche

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Produits immobiles

Qu4rks — Fri, 24 Sep 2021 08:47:13 +0000

Pré-requis
– l’option Filtrer les produits immobiles doit être activée.
(voir Activer une option)

Cette option permet de connaitre les produits qui sont en stock depuis plus de trois ans sans qu’aucune utilisation dans une fiche individuelle n’en ait été déclarée.

Pour identifier les produits immobiles, afficher la Liste des produits :
– Menu Applications > Produits chimiques > Produits

Dans les critères de recherche, au filtre Immobile, cocher Oui et lancer la Recherche

– Seuls les utilisateurs qui ont un rôle avec le droit Consultation sur les produits immobiles peuvent consulter les produits immobiles.

– Sans droits étendus, ils peuvent uniquement consulter les produits de leur propre groupe.

– Ils peuvent recevoir une alerte (voir Paramétrer des alertes)

– Avec l’option Affichage des produits immobiles sur le tableau de bord activée, l’information sera également affichée sur le tableau de bord.

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