Laborantin en Chimie, Christophe Francey a suivi de près le déploiement de Quarks Safety à l‘école de pharmacie de Genève-Lausanne (EPGL). Il a accepté de partager cette expérience recueillie lors d’un entretien.

Bonjour M. Francey, pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre travail au sein de l’EPGL?

Bien sûr. Christophe Francey, je suis laborantin en Chimie depuis maintenant huit ans, spécialisé en chimie analytique dans le domaine pharmaceutique. Au sein de l’EPGL, nous faisons de la recherche et du développement axé pharmaceutique. J’ai été récemment nommé responsable qualité pour l’accréditation ISO 17025, et je gère aussi tout ce qui est informatique pour le laboratoire.

La pharmacie, c’est 10 groupes de recherche regroupant environ 62 laboratoires, et en termes de produits chimiques à gérer, on est à peu près à 40.000 références. L’EPGL a récemment emménagé sur le site du Centre Médical Universitaire (CMU).

Vous utilisez Quarks Safety depuis septembre 2016 pour la gestion de vos produits chimiques. Avant d’opter pour cette solution, comment gériez-vous votre stock de produits chimiques ?

Précédemment, on avait une solution qui avait été déployée au niveau de la Faculté des Sciences pour deux raisons : pour assurer la traçabilité, un point primordial, et également pour une gestion centralisée des achats. Mais cette solution n’a pas évolué comme on aurait pu l’espérer, et cette application a commencé à stagner. Plusieurs groupes de recherche ont dû opter pour des solutions palliatives, en attendant la mise en place d’une nouvelle solution d’achats, permettant notamment l’acquisition de consommables de laboratoires.

C’est alors que vous avez choisi Quarks Safety. Qu’est-ce que cela vous apporte de plus par rapport à votre ancienne solution ?

Un point primordial c’est que la solution Quarks Safety est extrêmement rapide au quotidien. Avant on devait gérer étape par étape, alors que désormais on peut faire du traitement par lot. C’est vraiment primordial pour nous de pouvoir gérer d’importantes quantités de produits ; maintenant, en quelques clics, on est capable de tout faire ! Il y a également la gestion des fiches de données de sécurité (FDS), qui est importante pour la sécurité des chercheurs et le respect des règles de sécurité. C’est un point que l’on ne voulait surtout pas négliger.

Récemment l’école de pharmacie a changé de locaux, vous avez donc dû déplacer tous vos produits chimiques, et par conséquent établir à nouveau l’inventaire. En quoi Quarks Safety vous a été utile dans ce déménagement ?

Déjà on a commencé par faire du tri, on s’est permis de jeter tous les produits qui étaient vraiment obsolètes. Au moment du déménagement, en juin, la liste de tous nos produits avait déjà été réintégrée en conservant nos code-barres existants. L’équipe Quarks a pu télécharger automatiquement les FDS qu’on devait fournir pour le transport des produits ; cela a été vraiment un gain de temps. Pendant l’été, l’ensemble des locaux et des armoires ont été importés et référencés. Pour faire l’inventaire, il nous a suffi de flasher les produits de chaque armoire avec nos douchettes sans fil.

En tant que gestionnaire, comment s’organise l’utilisation commune de stock de produits chimiques par plusieurs équipes de recherche ? Comment administrez-vous la répartition des accès aux stocks ?

On est une dizaine de groupes de recherche, et chaque groupe gère ses produits. Certaines activités des laboratoires sont communes, il est donc fondamental de pouvoir partager ces produits. Si on a une manipulation à faire, mais qu’on n’a pas le bon produit, on peut consulter la base pour savoir si ce produit existe dans un laboratoire voisin. Dans ce cas on peut s’adresser au gestionnaire de l’autre groupe pour lui demander si on peut lui emprunter un flacon. Le partage est pour nous fondamental à l’EPGL. On a commencé à gérer les accès à certains produits dont l’accessibilité doit être restreinte. Certains produits de laboratoire de type stupéfiant ou des produits provenant de l’industrie ne doivent pas être visibles par tous les collaborateurs. Et ce qui est intéressant avec Quarks Safety, c’est sa capacité à intégrer nos règles de gestion d’accès décentralisée. Cela permet aux gestionnaires des groupes de recherche de gérer le rôle et les droits de chaque membre, jusqu’à la confidentialité des produits ou des armoires.

Nous vous remercions, Christophe Francey, pour avoir répondu à nos questions.

Suite au déploiement à l’école de pharmacie, la solution Quarks Safety a été retenue par l’Université pour être, à terme, déployée sur l’ensemble de la Faculté des Sciences puis de Médecine. Un interfaçage avec le système d’information de l’Université de Genève est également prévu afin de simplifier l’achat des consommables de laboratoires.